Unidad de Subvenciones

Conveniente recordar que durante los años precedentes han entrado en vigor diversas normas que modifican sustancialmente el régimen general de otorgamiento de subvenciones por parte de las Administraciones Públicas, por lo que los procedimientos, requisitos y formalidades de concesión y justificación de las mismas han cambiado.

Por ello se ha elaborado una serie de Instrucciones destinadas a informar, asistir y auxiliar a los ciudadanos en el cumplimiento de aquellos trámites administrativos y obligaciones formales que, en materia de subvenciones, fija el actual marco normativo, sobre todo en cuanto a la justificación del destino de los fondos públicos se refiere.

Asimismo se recuerda la importancia de revisar nuevamente las Obligaciones contenidas en el Convenio de colaboración formalizado al efecto, en el caso de subvenciones nominativas, o las Bases reguladoras de la concesión de la subvención, en el caso de subvenciones otorgadas en régimen de concurrencia competitiva que contienen, de manera pormenorizada, las obligaciones que debe asumir esa Entidad como Beneficiaria de una subvención municipal.

PRIMERO. Publicidad del carácter público de la subvención otorgada

Los beneficiarios deberán dar la adecuada publicidad del carácter público de la financiación de programas, actividades, inversiones o actuaciones de cualquier tipo que sean objeto de subvención (Art. 18.4 Ley General de Subvenciones). Esto es, en toda actuación que realice la Entidad Beneficiaria deberá dejar constancia que ha sido subvencionada por el Ayuntamiento de Los Realejos (Cartelería, folletos, impresos, pancartas, etc), así como instalar carteles provisionales que pongan de manifiesto dicha circunstancia, debiéndose justificar su cumplimiento mediante la inclusión de una o varias fotos que lo documenten en la Memoria final.

SEGUNDO. Cumplimiento de Plazos

Plazo para ejecutar el proyecto o actuación subvencionada: La Entidad Beneficiaria tiene la obligación de destinar la totalidad de los fondos recibidos exclusivamente a la finalidad para la que ha sido concedida y ejecutar el proyecto o actividad subvencionada hasta el día que figura expresamente recogido en el Convenio formalizado (hasta el 30 de noviembre de 2010 si no consta expresamente un plazo de fin de ejecución de proyecto o de actividad) o en las Bases de la Convocatoria.

Plazo para justificar la subvención: El plazo para la justificación de la subvención, en el caso de que ni la convocatoria ni el convenio de colaboración expresen el plazo para la justificación de la subvención, es como máximo de tres meses desde la finalización del plazo para la realización de la actividad, fijándose como límite el 15 de diciembre, plazo que podrá ser prorrogado excepcionalmente previa petición del beneficiario y por causas debidamente justificadas (artículo 42 Ordenanza General).

Nota: El Artículo 43 de la Ordenanza General reguladora de la Concesión de Subvenciones del Ayuntamiento de los Realejos (BOP nº 298 del 23/12/2005), establece que el incumplimiento total o parcial de la obligación de justificación de la subvención o la justificación fuera de plazo (art. 48) llevará aparejado la obligación de reintegrar las cantidades no justificadas en los términos previstos en la Ley General de Subvenciones, regulando en su Capítulo V el procedimiento de reintegro de las cantidades percibidas (en concordancia con lo previsto en el artículo 37.1.c) artículo 37 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones).

TERCERO. Gastos subvencionables

Los gastos declarados e imputados a la subvención deben tener, en todo caso, relación directa con el objeto y destino de la actividad subvencionada, nunca podrán ser destinados a fines distintos. Solo se admitirán los gastos de naturaleza no inventariable (arrendamientos, combustibles, comunicaciones, personal eventual, material de oficina, reparaciones, etc.) que aparezcan debidamente relacionados en el Convenio formalizado o en las bases de la Convocatoria.

En ningún caso tendrá la consideración de gastos subvencionables los bienes de naturaleza inventariable.

Se considerará gasto realizado el que haya sido efectivamente pagado por la Entidad beneficiaria con anterioridad a la finalización del periodo de justificación de la subvención otorgada, tal como prescribe el artículo 31.2 de la Ley General de Subvenciones. Esto es, si la subvención anticipada no cubre la totalidad de la concedida la Entidad Beneficiaria tendrá que anticipar el pago de dichos gastos con carácter previo a la justificación de dicha subvención.

Todo documento, factura o justificante del gasto en el que no se acredite la forma y fecha de pago no será admitido como gasto subvencionable (Se deberá aportar justificantes de transferencias bancarias, copia de talones, recibís en metálico, resguardos de pago con tarjeta bancaria, etc.).

IMPORTANTE: Cuando el cumplimiento por el beneficiario se aproxime de modo significativo al cumplimiento total y se acredite por éstos una actuación inequívocamente tendente a la satisfacción de sus compromisos, la cantidad a reintegrar vendrá determinada por la aplicación de los criterios enunciados en el párrafo n) del apartado 3 del artículo 17 de esta ley (criterios de graduación que deben responder al principio de proporcionalidad) o, en su caso, las establecidas en la normativa autonómica reguladora de la subvención.

CUARTO. Requisitos de las facturas aportadas (que forman parte de la cuenta justificativa)

Las facturas aportadas deberán cumplir, al menos, los siguientes requisitos para dar cumplimiento a lo previsto en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación:

Denominación de la Entidad Beneficiaria
Aparecer el CIF de la Entidad Beneficiaria
Número y Fecha de Factura
Datos de quien expide la factura completos (Nombre, DNI, CIF)
Descripción del material adquirido/servicio, precio unitario e Importe total
Debe ser una factura original, sin enmiendas ni tachaduras.

QUINTO. Forma de Justificar la subvención otorgada

Las Subvenciones serán justificadas mediante la rendición de “Cuenta Justificativa” que se debe cumplimentar a través de la plataforma Web que el Ayuntamiento ha habilitado expresamente para dicha finalidad:

http://gestisub.losrealejos.info

Para darse de alta en la Plataforma Web, de baja o modificar datos, deberá cumplimentarse el Modelo de Alta / Modificación / Baja en el Aplicativo de Gestión de Subvenciones del Ayuntamiento de Los Realejos

Dicha Plataforma Web está orientada a simplificar y normalizar el trámite de justificación de las subvenciones concedidas por el Ayuntamiento de la Villa de Los Realejos, plataforma que está adaptada a las exigencias requeridas por la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, su Reglamento de desarrollo y la Ordenanza General reguladora de la Concesión de subvenciones del Ayuntamiento de los Realejos.

El nombre de usuario y la clave para acceder a dicha plataforma estará a su disposición en la Unidad de Subvenciones del Ayuntamiento de Los Realejos. Asimismo también podrá obtener un sencillo manual de uso de la aplicación, que podrá ser remitido por correo electrónico o entregado en soporte papel en la Unidad de Subvenciones de este Ayuntamiento.

Procedimiento: Una vez registradas las facturas justificativas del gasto realizado y la Memoria Evaluativa de la actividad subvencionada en la plataforma Web se podrá generar automáticamente los Anexos IV y V que serán presentados (en soporte papel) antes de la fecha de expiración del plazo para justificar la subvención otorgada, en la oficina de Atención al ciudadano (PIAC) del Ayuntamiento de Los Realejos acompañados de los siguientes documentos:

Memoria Evaluativa de la Actividad subvencionada (Debe contener un apartado específico sobre los medios utilizados para dar publicidad al carácter público de losdocumentos justificativos, facturas o documentos equivalentes acreditativos del gasto realizado, ordenado correlativamente según el número de orden asignado en la relación numerada (Anexo V). Estos documentos justificativos deberán cumplir los requisitos y formalidades anteriormente indicadas y deberán ir acompañados de los justificantes acreditativos del pago.

Tal como establece la Ordenanza General de Subvenciones la Memoria evaluativa de la actividad subvencionada consiste en la declaración detallada de las actividades realizadas que han sido financiadas con la subvención y su coste y deberá ajustarse a lo previsto en el artículo 35. 2 a) de la Ordenanza General, cuyo contenido mínimo será el siguiente:

FINALIDAD
DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA O PROYECTO
FINANCIACIÓN. Si se trata de actividades cofinanciadas, habrá de recogerse lo especificado en el artículo 39 de la Ordenanza
RENDIMIENTOS FINANCIEROS QUE HAN DE APLICARSE A INCREMENTAR LA SUBVENCIÓN RECIBIDA
COLECTIVO DE ACTUACIÓN
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
LOCALIZACIÓN TERRITORIAL DEL PROGRAMA
NÚMERO DE USUARIOS DIRECTOS
MATERIALES UTILIZADOS
ACTUACIONES REALIZADAS
MOTIVACIÓN EXPRESA Y SUFICIENTE, EN LOS CASOS DE EXISTENCIA DE GASTOS DE SUPERIOR CUANTÍA REGULADOS EN EL ARTÍCULO 32 DE ESTA ORDENANZA, DE LA ELECCIÓN REALIZADA ENTRE LAS TRES OFERTAS SOLICITADAS CUANDO LA ELEGIDA NO SEA LA MÁS VENTAJOSA ECONÓMICAMENTE O BIEN, EN EL SUPUESTO DE INEXISTENCIA O VARIEDAD DE PROVEEDORES O PRESTADORES DEL SERVICIO DE QUE SE TRATE, MOTIVACIÓN EXPRESA Y SUFICIENTE DE TAL CIRCUNSTANCIA
RESULTADOS OBTENIDOS DEL PROGRAMA CERTIFICADOS Y VALORADOS
DESVIACIONES RESPECTO A OBJETIVOS PREVISTOS CONCLUSIONES
Nota: Si no procede la cumplimentación de alguno de los apartados de la memoria evaluativa anteriormente relacionados por la naturaleza de la actividad subvencionada se hará constar la expresión “No procede” o equivalente.

El remanente no aplicado de la subvención deberá ser reintegrado dentro del plazo previsto para la justificación, mediante impreso que será facilitado en la Tesorería Municipal para su posterior ingreso en la entidad financiera colaboradora.

Presentación de la documentación

Presencial: En la Oficina PIAC de atención al ciudadano en horario de:

Lunes, Miércoles y Viernes de 09:00 a 13:30 horas.
Martes y Jueves de 09:00 a 18:30 horas.
Sábados de 09:00 a 12 horas
(Estos horarios se reducirán en 30 minutos al final de la jornada (de lunes a viernes) en los periodos de VERANO (julio, agosto y septiembre), así como en NAVIDAD (12 días hábiles a contar desde el 20 de diciembre inclusive).

Correo Ordinario: Dirigido a: Ayuntamiento de Los Realejos – Unidad de Subvenciones. Avenida de Canarias, 6 – 38410 – Los Realejos – S/C de Tenerife

SEXTO. Otras cuestiones a tener en cuenta

Se recuerda igualmente a las Entidades ciudadanas (deportivas, culturales, asociaciones, etc.) que habitualmente son beneficiarias de subvenciones concedidas por el Ayuntamiento de Los Realejos que podrán presentar en el Ayuntamiento (Oficina PIAC o en cada una de las concejalías correspondientes), antes del 31 de octubre de cada año, un avance de las actividades desarrolladas durante este año y unas previsiones de las que se puedan desarrollar en la siguiente anualidad para que el Ayuntamiento pueda estudiar la posibilidad de incluir, en los presupuestos de dicho ejercicio, una subvención nominativa a favor de esa Entidad. En el supuesto de que dicha documentación no sea aportada esta Corporación no dispondrá del soporte documental ni de los elementos de juicio suficientes para evaluar la conveniencia de incluir una subvención nominativa a favor de esa Entidad en el presupuesto del ejercicio siguiente, así como su encaje en el Plan estratégico de subvenciones que se apruebe al efecto.

De igual modo se ha advertido que muchas Entidades no han adaptado sus Estatutos al régimen previsto en la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, de conformidad con lo establecido en la Disposición Transitoria Primera de la citada Ley, por lo que se recomienda verificar este extremo y, en su caso, realizar las adaptaciones oportunas de sus Estatutos para dar cumplimiento a la normativa vigente en esta materia.

También resulta conveniente y necesario recordar a las distintas Entidades ciudadanas que, de conformidad con lo previsto en el artículo 168 de la Ley 14/1990, de 26 de julio, de reforma de la Ley 8/1996, de 18 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas de Canarias, tienen la obligación de notificar al Ayuntamiento, en el mes de enero del año siguiente, las modificaciones que se hayan producido durante el año en la Entidad (Directiva, cambio de domicilio social, etc.), así como presentar la memoria anual de sus actividades desarrolladas en el año anterior (artículo 166), no solo las relacionadas con la subvención otorgada, sino la totalidad de ellas (estén o no subvencionadas)

SÉPTIMO. Asistencia Municipal

En la Unidad de Subvenciones estaremos a su disposición para aclarar cualquier duda relativa a la justificación de las subvenciones.

Se ha designado la siguiente dirección de correo electrónico para cuantas consultas o aclaraciones precise la Entidad beneficiaria sobre la justificación de la subvención otorgada: subvenciones@ayto-realejos.es

Además le informamos de nuestro teléfono, fax y dirección, donde intentaremos responder a cuantas consultas o aclaraciones nos puedan plantear