Provedores

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Instrucciones dirigidas a los proovedores del ayuntamiento

Considerando que el volumen de facturas presentadas a diario en esta Corporación es lo suficientemente amplio como para prever la necesidad de dictar instrucciones específicas a los efectos de dotar de mayor eficiencia la gestión del gasto y poder cumplir con los plazos de pago de las mismas que fija el artículo 216.4 de la vigente Ley de Contratos en relación con la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, se dictan las presentes INSTRUCCIONES:

1.- Autorización de compras/Notas de pedido

Incidir la obligatoriedad de presentar, junto a la correspondiente factura, el impreso de Autorización de Compra/Nota de Pedido debidamente cumplimentado y firmado por el Empleado Público y/o el Concejal responsable del centro gestor que tramita el gasto. Con ello se presente agilizar el procedimiento de reconocimiento de la obligación, contabilización y posterior pago de las facturas. Dicho impreso consta de 1 original y dos copias. Una de las copias (amarilla) permanecerá en el talonario que custodiará el propio centro gestor del gasto y los dos restantes (Blanco y rosado) serán entregados al proveedor por el empleado público que realice la compra. El responsable legal de la empresa donde se contrata el suministro o servicio deberá adjuntar copia (rosada) de dicha autorización a la Factura emitida (que finalmente será presentada en el registro de facturas del Ayuntamiento).

NO SE ADMITIRÁN A TRÁMITE AQUELLAS FACTURAS QUE NO VENGAN ACOMPAÑADAS DEL REFERIDO DOCUMENTO

2.- Requisitos formales que deben cumplir las facturas

Se deberá atender a los requisitos que exige el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, siendo los principales requisitos formales los siguientes:

  • La Factura debe estar expedida a nombre del Ayuntamiento o de la Gerencia Municipal de Urbanismo, indicándose el centro Gestor que ha tramitado el Gasto (Deportes, cultura, educación,..)
  • Debe figurar el CIF del Ayuntamiento (P3803100A) o de la Gerencia, según corresponda
  • Figurar el número y fecha de la Factura
  • Datos del Tercero Suficientes (Domicilio, nombre/Denominación completo/a, etc)
  • No presenta errores aritméticos, así como la liquidación del IGIC y/o IRPF (si procede)
  • La factura debe ser original, sin enmiendas ni tachaduras
  • Debe aportarse el correspondiente modelo de Alta de Terceros (Puede descargarse de la Web)
  • Asimismo las Minutas expedidas por profesionales deben contener Liquidación de la retención a cuenta del IRPF y, en el caso de arrendamientos de bienes inmuebles una retención del 21%.

Si se trata de copias – duplicados de facturas se incluirá su condición de “COPIAS” en la misma.

Si las operaciones relacionadas en la factura están exentas o no sujetas al IGIC se deberá incluir una referencia a las disposiciones de aplicación de la Ley en virtud de la cual dicha operación está exenta o no sujeta a dicho impuesto. En todo caso el tipo de gravamen aplicable al IGIC deberá ajustarse a lo previsto en la Ley 20/1991, de 7 de junio, de modificación de los aspectos fiscales del régimen económico fiscal de Canarias (BOE. número 137, de 08.06.91) conforme a la nueva redacción dada por la Ley 4/2012.Recordar igualmente que desde el 1 de enero de 2013 ha desaparecido la franquicia fiscal hasta ahora regulada en el artículo 10.1,28 de la Ley 20/1991, de 7 de junio, de Modificación de los aspectos fiscales del régimen económico fiscal de Canarias, esto es la exención por las operaciones realizadas por empresarios o profesionales personas físicas cuyo volumen de operaciones en el año anterior no hubiese superado un determinado umbral de facturación (para 2012 se estableció en 29.015 €).

3.- Lugar de presentación de las facturas

Las facturas emitidas a nombre del Ayuntamiento o la Gerencia Municipal de Urbanismo deberán presentarse en el Registro de Facturas y demás documentos emitidos por contratistas, creado por Decreto de Alcaldía 2428/2010, de 10 de diciembre de 2010, registro que depende de la Intervención municipal, a través de alguno de los siguientes medios:

  1. De manera presencial en Registro de Facturas localizado en las dependencias del Punto de Información y Atención al Ciudadano (PIAC) sito en las Casas Consistoriales (Avenida de Canarias, número 6)
  2. Remitirse por correo electrónico a facturas@ayto-realejos.es, al amparo de lo previsto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios públicos.Nota importante: Solo serán admitidas aquellas facturas remitidas, por medio de correo electrónico, en formato PDF en aras de garantizar su integridad y autenticidad (No escaneadas y convertidas a PDF, sino generadas en este soporte directamente).
  3. Asimismo las facturas también podrán presentarse en el registro telemático del Ayuntamiento de Los Realejos (http://sede.losrealejos.es),  Portal del Proveedor, pudiendo consistir en facturas electrónicas (XBRL o equivalente) atendiendo a lo dispuesto en la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.

4.- Plazo de pago de las facturas

De conformidad con el artículo 216.4 de la vigente Ley de Contratos conforme a la nueva redacción dada por el Real Decreto-ley 4/2013, de 22 de febrero, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo la Administración dispone de un plazo máximo de treinta días, contados desde el siguiente a la entrega de los bienes o prestación de los servicios para aprobar las certificaciones o documentos que acrediten la conformidad, y dispone de otros treinta días a partir de esta fecha de aprobación para proceder al pago del precio sin incurrir en mora (lo que se traduce en que las facturas, por imperativo legal, deberán pagarse en un plazo máximo de sesenta días a contar desde que se presentan en el registro de facturas del Ayuntamiento)

Además el RDL 4/2013 introduce una obligación añadida que atañe al contratista, y que es la de haber presentado la factura emitida como consecuencia de la ejecución del contrato en el registro administrativo correspondiente en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega de las mercancías o la prestación del servicio. Obligación que de incumplirse, supondrá que no se iniciaría el cómputo del plazo de pago para la Administración hasta que se produzca su entrada en registro. Se incide en este particular ya que muchas de las facturas presentadas en el registro tienen fecha de expedición muy anterior a la de presentación.  

Asimismo indicar que los plazos de pago referidos en el apartado anterior se interrumpirán cuando se reclame al contratista la subsanación de alguna deficiencia en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales o legales o se le requiera modificar la certificación presentada, la factura o algún otro de los documentos presentados para el cobro y/o acreditación del cumplimiento de sus obligaciones, reanudándose de nuevo una vez subsanadas dicha/s deficiencia/s

5.- Portal del proveedor

El Portal del Proveedor es un servicio dirigido a los proveedores mediante el que podrán efectuar sus trámites ante el Ayuntamiento. En concreto, a través del Portal será posible registrar facturas (electrónicas XBRL o en soporte PDF), consultar el estado de tramitación de las mismas, consulta y, en su caso, solicitud del cambio/modificación de datos (cuenta bancaria, dirección,…), etc. Con ello se pretende reducir también los plazos de pago a proveedores para poder dar cumplimiento a lo previsto en la vigente Ley de contratos

En otro orden de cosas recordar que a través de servicio de atención telefónica 010 (si se llama dentro del  municipio de Los Realejos y 922346234 desde fuera) los proveedores también podrán consultar el estado de tramitación de sus facturas.

6.- Normativa SEPA. Nuevo Modelo de ALTA/MODIFICACIÓN DE DATOS DE TERCEROS

Recientemente ha entrado en vigor el nuevo sistema de pagos por transferencia bancaria (SEPA), por lo que a partir del 1 de febrero de 2014 el código IBAN será el único identificador válido para realizar operaciones de cobros y pagos, tanto nacionales como transfronterizas. Por tanto, desaparecen los números de cuenta corriente tal y como los conocemos hasta ahora (20 dígitos).

¿Qué es el IBAN?: Este código IBAN, cuyo nombre oficial es “International Bank Account Number” consta de 24 caracteres en total, que son los 20 dígitos de la cuenta corriente, más otros cuatro. En el caso de España, estos cuatro dígitos son las siglas ES y dos números más.  Si no dispone de IBAN, a partir del 1 de febrero de 2014 no podrá realizar ninguna operación financiera, de cobro o de pago, ni dentro ni fuera de España.

¿Para qué sirve?: Este nuevo sistema permitirá a todas las empresas, particulares y demás agentes económicos de la Single Euro Payments Area (SEPA), es decir de la “Zona Única de Pagos en Euros”, efectuar pagos nacionales y a nivel europeo dentro de la citada zona, con los mismos derechos y obligaciones, independientemente del país donde se encuentren, sin necesidad de abrir cuentas bancarias en el país donde se quiere operar y sin tener que esperar unos días a que lleguen las transferencias, pues serán inmediatas tras la entrada en vigor la medida, el 1 de febrero de 2014.

Por ello, con la finalidad de agilizar los trámites necesarios para el pago de facturas, los proveedores o acreedores del Ayuntamiento deben facilitar a la Tesorería Municipal su Código IBAN, así como su código BIC.

Para ello deben presentar de nuevo el documento denominado ALTA/MODIFICACIÓN DATOS DE TERCEROS (MOD/TES/029), designando en el mismo la nueva codificación bancaria con la documentación que se solicita. Dicho modelo podrá descargarse de la página Web del ayuntamiento de Los Realejos. De igual modo dicho documento deberá estar debidamente firmado y con toda la documentación solicitada.

En cualquier caso, LA CUENTA BANCARIA SERÁ ÚNICA PARA TODOS LOS COBROS QUE POR CUALQUIER CONCEPTO PUEDA RECIBIR EL TERCERO, no admitiéndose en ningún caso la posibilidad de designar diferentes cuentas cuando se trate de un único acreedor.

7.- Contratación de servicios, suministros u obras con comunidades de bienes

A lo largo de los años precedentes se han presentado en el Ayuntamiento muchas facturas expedidas por Comunidades de Bienes. Sobre este particular resulta necesario y conveniente incidir en los siguientes extremos:

El artículo 54.1 de la vigente Ley de Contratos, establece que sólo podrán contratar con el sector público quienes, entre otras condiciones, tengan Plena capacidad de obrar, capacidad que, para su acreditación, el artículo 72.1 de la misma norma exige la escritura o documento de constitución, los estatutos o el acto fundacional, en los que consten las normas por las que se regula su actividad, debidamente inscrito, en su caso, en el Registro Público que corresponda, según el tipo de persona Jurídica de que se trate.

Así, el artículo 392 de Código Civil dice que hay comunidad de bienes cuando la propiedad de una cosa o derecho pertenece pro indiviso a varias personas. Es decir, que cuando nos referimos a la comunidad de bienes no estamos hablando de una persona jurídica, como sería el caso de una sociedad, sino simplemente de la confluencia del derecho de propiedad sobre un mismo objeto que tienen dos o más personas. De ahí la razón de que las comunidades de bienes, al carecer de personalidad jurídica, tampoco poseen capacidad de obrar  y por lo tanto no puedan contratar con la Administración Pública

Por último recordar que la figura de la Comunidad de Bienes, al no tener personalidad Jurídica, no puede ser adjudicataria de contratos promovidos por las Administraciones públicas, ya que el artículo 54.1 del TRLCSP “Sólo podrán contratar con el sector público las personas naturales o Jurídicas, españolas o extranjeras, que tengan Plena capacidad de obrar, no estén incursas en una prohibición de contratar, y acrediten su solvencia económica, financiera y técnica o profesional o, en los casos en que así lo exija esta Ley, se encuentren debidamente clasificadas”

Dada su trascendencia para la eficaz gestión y ejecución de los distintos gastos, resulta preciso que todos los proveedores de servicios y/o suministros de esta Corporación cuiden muy especialmente el cumplimiento de estas instrucciones, agradeciendo de antemano su colaboración, rogando se le dé la máxima difusión a las mismas.

En Los Realejos, marzo de 2014.Área de Hacienda del Ayuntamiento de Los Realejos